Workflow en la gestión de facturas de proveedores

Cuando una factura de un proveedor llega a una empresa va a seguir un “proceso de negocio” que puede constar de las siguientes tareas: recepción, registro, clasificación, digitalización, distribución, verificación, aprobación, contabilización, archivado, consultas y expurgo. Y algo parecido ocurre con los albaranes y otro tipo de documentación.

Hoy por hoy, la contabilización de facturas es realizada por todas las empresas utilizando ordenadores y programas de todo tipo, desde potentes ERP que cubren múltiples áreas de la empresa a simples programas de contabilidad y facturación. Los datos que aparecen en la factura son “digitalizados”, son grabados en dichos programas y gestionados así en futuros etapas. Pero, ¿en el resto de las actividades?.

En el resto de las actividades el “papel” siguen siendo el soporte fundamental de la información y su movimiento entre mesas la gestión del proceso. Fotocopias, costes de envío entre oficinas y delegaciones, esperas, pérdidas, retrasos en la toma de decisiones, etc. son habituales y, sin embargo, la solución a estos problemas es simple, accesible para la mayoría de las empresas y efectiva, en tiempo y dinero.
Todo pasa por realizar una pequeña o gran “reingeniería del proceso”, que aproveche las tecnologías de la información y de la comunicación que están dentro de la empresa o que se pueden subcontratar. Un ejemplo de nuevo proceso sería:

• Se reciben las facturas y se limpian de clips, grapas y demás elementos que no sean necesarios, se realiza un manipulado del material, organización de archivo en definitiva.
• Se realiza una digitalización, con la fotocopiadora multifunción, los documentos y se archiva, provisionalmente, el papel.
• Opcionalmente, mediante programas especializados se extraen los datos necesarios de las facturas y los verificamos para comprobar su exactitud y la ausencia de errores.
• La factura digital se envía por correo electrónico o se pone en la intranet y avisamos a la persona responsable para que revise si es correcta.
• Recibimos, telemáticamente, la aprobación o el rechazo de la misma.
• Si va bien, se contabiliza la factura, automáticamente si antes hemos extraído los datos o, manualmente, como lo hacemos ahora grabando en el ERP.
• Se archiva y se realiza una custodia definitivamente el papel, o si hemos utilizado un proceso de digitalización certificada de facturas podemos destruir las facturas después del cierre del IVA.

Estos pequeños cambios en el proceso de gestión de las facturas conllevan ahorros de tiempo en la tramitación y reducción de costes de transacción lo que redunda en un beneficio claro para la empresa.
Desde las empresas se pueden colaborar en distintas etapas del proceso, desde el diseño del flujo de tareas, pasando por la selección de herramientas informáticas y los trabajos de manipulación y digitalización de los documentos.